เที่ยวแต่ตัวงานไม่ต้อง เคลียร์งานให้เสร็จก่อนหยุดยาว ด้วยเทคนิค Eisenhower Matrix

ตั้งแต่ทำงานมา คุณเคยประสบปัญหาแบบนี้ไหม ?

หยุดยาวทั้งที แต่ไปไหนไม่ได้ ต้องนั่งทำงานอยู่บ้านคนเดียวอย่างเหงา ๆ สาเหตุเกิดจากเคลียร์งานเสร็จไม่ทันก่อนวันหยุดยาวจะมาถึง ส่วนเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ หรือแม้แต่คนใกล้ชิดในครอบครัว กลับได้ไปเที่ยวกันอย่างสบายใจ เพราะไม่มีงานกองโตคอยรบกวนใจเหมือนคุณ

หรือบางคนอาจหนักหนากว่าตรงที่ แม้ว่าจะได้เดินทางไปเที่ยว แต่ความจริงแล้วกลับเป็นแค่การเปลี่ยนสถานที่ทำงาน เพราะตลอดทั้งทริป คุณเป็นคนเดียวที่ต้องนั่งเคลียร์งานอยู่ในห้องพักตามลำพัง ไม่ได้ออกไปไหนมาไหนเหมือนคนอื่นเขา

LIVE TO LIFE มั่นใจว่า ไม่มีใครสักคนอยากนั่งทำงานในวันหยุด ดังนั้น หนทางเดียวที่จะช่วยให้คนทำงานไม่ประสบกับปัญหาน่ากังวลใจแบบนี้ จึงเป็นการหาวิธีเคลียร์งานในความรับผิดชอบให้เสร็จล่วงหน้า เพื่อไม่ให้งานที่คั่งค้างกลายมาเป็นอุปสรรคคอยขัดขวางความสุขในวันหยุดยาว จนคนทำงานไม่ได้ใช้ชีวิตและพักผ่อนอย่างที่ใจอยาก 

หนึ่งในวิธียอดนิยมที่คนทำงานทั่วโลกเลือกมาใช้จัดการงานปริมาณมากที่ถาโถมเข้ามาไม่ขาดสาย คือ เทคนิค Eisenhower Matrix หรือ Eisenhower Box (คนส่วนใหญ่มักเรียกด้วยชื่อแรกมากกว่า) เพราะเป็นเทคนิคแสนง่ายที่คนทำงานทุกคนสามารถทำตามได้ทันทีหลังจากอ่านบทความนี้จบ

Eisenhower Matrix คืออะไร ?

ตั้งแต่ไหนแต่ไรมา คนทำงานต้องพบเจอกับปัญหางานล้นมืออยู่บ่อยครั้ง ถ้าจะให้ทำงานทั้งหมดด้วยตัวคนเดียว คงเป็นการทำงานที่ทั้งลนลานและทุลักทุเล เพราะเวลาทำงานในแต่ละวันมีอยู่อย่างจำกัด สวนทางกับปริมาณงานที่มักจะเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ไม่ว่าจะตั้งใจและพยายามมากแค่ไหน ก็ดูเหมือนว่าคนทำงานไม่มีทางสะสางงานให้เสร็จทั้งหมดได้ภายในหนึ่งวัน

เช่นเดียวกันกับ ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ (Dwight D. Eisenhower) อดีตผู้บัญชาการทหารสูงสุดที่นำสันติสุขมาสู่สงครามโลกครั้งที่สอง และอดีตประธานาธิบดีคนที่ 34 แห่งสหรัฐอเมริกา ด้วยตำแหน่งหน้าที่การงาน ทำให้เขากลายเป็นคนหนึ่งที่ประสบปัญหางานล้นมืออยู่เสมอ ไอเซนฮาวร์จึงคิดหาวิธีจัดการงานภายใต้ความกดดันของเวลา ว่าตัวเขาเองจะสามารถบริหารงานจำนวนมหาศาลอย่างไรให้เสร็จได้ภายในวันเดียวหรือในระยะเวลาไม่นาน

สิ่งหนึ่งที่ไอเซนฮาวร์สังเกตเห็นระหว่างคิดหาวิธีเคลียร์งานก็คือ ในแต่ละงานจะมีความต้องการที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน ทั้งเรื่องความสำคัญและความเร่งด่วน บางงานสำคัญมากและต้องทำทันที บางงานสำคัญรองลงมาแต่ยังมีเวลาให้ทำเพราะเป็นงานไม่เร่งรีบ บางงานไม่สำคัญก็จริงแต่ต้องทำให้เสร็จเดี๋ยวนี้ และงานยิบย่อยที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนเลย

จากข้อสังเกตที่ไอเซนฮาวร์มองขาดว่าทุกงานมีจุดร่วมอยู่ 2 เรื่อง คือ ‘ความสำคัญ’ และ ‘ความเร่งด่วน’ ทำให้เกิดเทคนิคจัดลำดับความสำคัญของงานที่ช่วยให้คนทำงานรู้ทันทีและเห็นภาพรวมว่า มีงานในความรับผิดชอบมากน้อยแค่ไหน มีงานไหนบ้างที่ควรทำก่อนหรือหลัง แล้วงานไหนบ้างที่ต้องทำด้วยตัวเองหรือมอบหมายให้คนอื่นทำแทนได้

ในตอนแรกเทคนิคนี้ยังไม่มีชื่อเรียก เพราะไอเซนฮาวร์คิดขึ้นมาใช้กับตัวเองคนเดียวก่อน จนกระทั่งผ่านการพิสูจน์แล้วว่าใช้ได้ผลจริง คือ ช่วยให้เขาเคลียร์งานได้ราบรื่นมากขึ้น จนไม่รู้สึกว่ามีงานล้นมือตลอดเวลาอีกต่อไป จึงค่อยแนะนำให้คนรอบตัวลองนำเทคนิคนี้ไปใช้ทำงาน คนอื่น ๆ จึงตั้งชื่อให้ทีหลังว่า Eisenhower Matrix

Eisenhower Matrix ช่วยเคลียร์งานได้อย่างไร ?

เทคนิค Eisenhower Matrix ของไอเซนฮาวร์ เริ่มจากการแบ่งตารางออกเป็น 4 ช่อง (เพื่อความเข้าใจให้ดูภาพด้านล่างประกอบ) กำหนดให้แกน X หรือหัวตารางด้านบน แบ่งออกตามเวลาที่ต้องการงาน เป็นงานที่เร่งด่วนและงานไม่เร่งด่วน ส่วนแกน Y หรือด้านซ้ายสุดของตาราง แบ่งออกตามความสำคัญของงาน เป็นงานที่สำคัญและงานไม่สำคัญ

เมื่อแบ่งเสร็จแล้ว จะได้หน้าตาของ Eisenhower Matrix ที่พร้อมใช้งานต่อไป ทำให้สามารถจัดระเบียบงานที่ถืออยู่ในมือก่อนได้ว่า แต่ละงานอยู่ในส่วนไหนของตาราง โดยแบ่งออกเป็น 4 แบบ

หลังจากจัดระเบียบงานทั้งหมดแล้ว ให้จัดการงานตามขั้นตอนต่อไปนี้

(1) งานสำคัญและต้องการเร่งด่วน : ให้ลงมือทำทันทีด้วยตัวเอง เพราะเป็นงานที่มีความสำคัญมากที่สุด มากกว่างานอื่น ๆ ที่เหลือ จึงเป็นงานที่รีรอไม่ได้ หากทำไม่เสร็จหรือเสร็จล่าช้าจะส่งผลเสียและผลกระทบกับผู้ร่วมงานคนอื่น งานในส่วนนี้มักเป็นงานที่เกี่ยวกับการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า หรือเป็นงานที่ใกล้ถึงกำหนดส่ง 

(2) งานสำคัญแต่ไม่ต้องการเร่งด่วน : เป็นงานที่สำคัญรองลงมา หากมีงานอื่นที่สำคัญกว่าให้ประวิงเวลาในการทำงานนี้ได้ เพราะไม่จำเป็นต้องรีบทำให้เสร็จทันที แต่มีกำหนดเวลาไว้ให้ชัดเจนว่า ควรทำเสร็จเมื่อไหร่ งานในส่วนนี้มักเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน ทำให้ต้องใช้เวลาทำประมาณหนึ่ง

(3) งานต้องการเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ : เป็นงานที่ทำให้คนทำงานรู้สึกยุ่งตลอดเวลา เพราะเป็นงานง่ายที่ใครก็ทำได้ ไม่ค่อยก่อให้เกิดผลงานและไม่ต้องใช้ทักษะด้านใดเป็นพิเศษ แต่ต้องแข่งขันกับกำหนดเวลาที่บีบใกล้เข้ามาทุกที จึงควรขอความช่วยเหลือหรือมอบหมายให้คนอื่นทำแทน หากตัวเองมีงานที่สำคัญมากกว่าต้องทำ

(4) งานไม่สำคัญและไม่ต้องการเร่งด่วน : เป็นงานยิบย่อยที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าใด ๆ ในงาน คนทำงานบางส่วนมองว่าเป็นงานที่เสียเวลา เพราะทำไปก็ไม่ได้ประโยชน์อะไร หากอยากทำให้เก็บไว้ทำหลังสุด หรือไม่จำเป็นต้องทำเลยก็ยังได้ เช่น เคลียร์อีเมลเก่า ๆ ทิ้ง

Eisenhower Matrix เหมาะกับใคร ?

เชื่อไหมว่า เทคนิค Eisenhower Matrix เหมาะกับคนทำงานทุกคน

หากเป็นคนที่จัดระเบียบการทำงานได้ดีอยู่แล้ว เทคนิคนี้จะยิ่งช่วยทำให้จัดลำดับความสำคัญของงานได้ดียิ่งขึ้นไปอีก ส่วนคนที่มีปัญหาจัดการงานไม่ค่อยได้ ไม่รู้ควรทำงานอะไรก่อนหลัง หมดเวลาไปทั้งวันแต่งานกลับไม่เสร็จเป็นชิ้นเป็นอัน ยิ่งต้องนำเทคนิคนี้ไปใช้อย่างเร่งด่วน

ไม่ว่าใครจะทำงานอะไร ก็สามารถนำเทคนิค Eisenhower Matrix ไปใช้ได้ เพราะเมื่อจัดการงานของตัวเองได้ นอกจากจะทำงานเสร็จทันตามกำหนดเวลา จะช่วยเปลี่ยนการรับรู้ของเพื่อนร่วมงานได้ว่า เป็นคนที่มีความรับผิดชอบและมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้นด้วย

อ้างอิง

• Mark Nevins. How To Get Stuff Done: The Eisenhower Matrix. https://bit.ly/3RBviyk